prosedur

1. Prosedur surat masuk penting

a)      Penerimaan surat

Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.

Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.

• Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
• Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
• Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
• Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.

b)      Pencatatan surat

Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti.

Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.

Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.

1)      Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

2)      Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan ke pengarah surat.

Kolom kartu kendali:

–          Indeks: Diisi indeks surat
–          Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
–          Tanggal: Diisi tanggal terima surat

–          No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk

–          M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar

–          Perihal: Diisi hal surat

–          Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat

–          Lampiran: Lampiran surat

–          Dari: Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk

–          Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar

–          Tanggal surat: Diisi tanggal surat

–          No surat: Diisi nomor surat

–          Pengolah: Diisi unit pengolah

–          Paraf: Diisi paraf pengolah surat

c)      Pengarahan atau pengendalian surat

Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai herikut.

1)      Menerima surat yang telah dilampiri tiga lemhar kartu kendali.

2)      Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.

3)      Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.

4)      Mengamhil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.

5)      Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.

d)      Penyampaian surat ke unit pengolah

Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian herikut.

1)      Tata usaha unit pengolah

Tugasnya adalah sehagai herikut.

a)      Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya sehagai hukti hahwa surat sudah diterima.

b)      Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap melekat pada surat.

c)      Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat herikut lemhar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.

d)     Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 clan 2 yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.

e)      Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat herikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi.

f)       Menerima surat dan lembar disposisi 1 kemhali dari pelaksana, jika surat tersehut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beherapa lama. Jika surat tersehut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat herikut kartu kendali 3 diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2, sehagai hukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.

2)      Pimpinan unit pengolah

Tugasnya adalah sebagai berikut.

a)      Menerima surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 dari tata usaha unit pengolah

b)      Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk.

c)      Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 kepada tata usaha unit pengolah.

3)      Pelaksana

Tugasnya adalah sebagai berikut.

a)      Menerima surat berikut lembar disposisi 1 pimpinan dari tata usaha unit pengolah.

b)      Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.

c)      Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.

e)      Penyimpanan atau penataan arsip

Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut.

1)      Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.

2)      Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 2 dengan kartu kendali 3.

3)      Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu