ASAS-ASAS POKOK DAN PRINSIP TATA RUANG KANTOR

1.      Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor

Azas tata ruang kantor

Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:

Asas jarak terpendek.

Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.

Asas rangkaian kerja

Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.

Asas penggunaan segenap ruangan

Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.

Asas perubahan susunan tempat kerja

Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.

2.      Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor

a.    Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.

b.    Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.

c.    Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.

d.    Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.

e.    Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.

f.    Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.

g.    Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan.

h.    Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.

i.     Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.

C.BENTUK-BENTUK TATA RUANG KANTOR

I. Tata Ruang Tertutup

Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.

Keuntungannya:

§  Moral pekerja atau staf tetap terjaga.

§  Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.

§  Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.

§  Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan para karyawan.

Kelemahannya:

§  Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.

§  Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.

§  Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.

§  Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.

II.  Tata Ruang Terbuka

Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.

Keuntungannya:

§  Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.

§  Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.

§  Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.

§  Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.

§  Mudah merubah ruangan.

§  Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan luwes.

§  Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit menampungnya, karena ruangan terbatas.

Kelemahannya:

§  Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.

§  Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.

§  Pekerja akan kehilangan kepribadian.

§  Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu yang lain.

§  Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya yang membutuhkan ketenangan.

§  Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.

III. TATA RUANG KANTOR SEMI TERTUTUP

Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

§  Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja

§  kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

D.    LINGKUNGAN FISIK KANTOR

Salah satu yang harus diperhatikan dalam perencanaan gedung atau fisik kantor adalah lokasi. Disamping itu faktor penting yang harus mendapat perhatian adalah faktor lingkungan, apabila kehadiran suatu kantor tidak dikehendaki oleh lingkungan masyarakat maka kantor tersebut tidak dapat bertahan lama dan akhirnya akan mati. Karena itu pula faktor lain yang harus diperhatikan, diantaranya:

   -  Pengembangan kantor dimasa yang akan datang.

   -  Gambaran perkembangan wilayah dimasa datang.

   -  Sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor.

    -  Udara yang bersih dan segar.

    -  Ongkos pemeliharaan yang rendah.

 -  Fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.